AktivBo - Datenschutzinformation

Wer ist verantwortlich für meine Daten?
Verantwortlich für den Versand der Fragebögen ist Vonovia. Die Erhebung der Auswertung der Befragungsunterlagen erfolgt in Verantwortung der AktivBo GmbH, Hamburg. Zudem stellt AktivBo der Vonovia einen anonymen Bericht mit den Befragungsergebnissen zur Verfügung. Aufgrund der getroffenen Absprachen sind beide Unternehmen für diese Datenverarbeitungsprozesse gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die wesentlichen Aspekte der zwischen Vonovia und AktivBo getroffenen Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO stellt Ihnen Vonovia auf Anfrage zur Verfügung.

Kontaktdaten für Datenschutz
Ihre Fragen rund um den Datenschutz können Sie entweder postalisch oder aber per E-Mail an datenschutz@vonovia.de richten.
Datenschutzbeauftragter von Vonovia ist:
Dr. Stefan Drewes, Vonovia SE, Postfach, 44784 Bochum

Ausführliche Datenschutzhinweise für die Datenverarbeitung durch Aktiv-Bo finden Sie unter www.aktivbo.com/de/datenschutz-vonovia-stichprobe oder erhalten Sie auf Nachfrage unter info@aktivbo.de.
Den Datenschutzbeauftragten von AktivBo erreichen Sie unter volker.wodianka@privacy-legal.de.

Warum darf mich Vonovia kontaktieren und welche Datenverarbeitung führt AktivBo durch?
Vonovia nutzt die vorhandenen Kundendaten für die postalische Zusendung eines Fragebogens und setzt für den Druck und Versand der Fragebögen entsprechend beauftragte Dienstleister ein. Sofern eine Einwilligung vorliegt, verschickt Vonovia an die E-Mail-Adresse eine Einladung mit einem Link zur Online-Teilnahme an der Befragung.
Vonovia hat die auf Umfragen in der Wohnungswirtschaft spezialisierte Firma AktivBo GmbH mit der Erhebung und Auswertung der Daten aus der Befragung beauftragt. Vonovia stellt hierzu AktivBo die Liste der für die Befragung ausgewählten Kund*innen und weitere verwaltungsorganisatorische Angaben zum Mietobjekt zur Verfügung. Bei diesen weiteren Daten handelt es sich etwa um das Baujahr des Mietobjektes oder das Jahr der letzten Modernisierung. AktivBo behandelt die Daten sorgsam entsprechend den gesetzlichen Regularien (Europäische Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO) und erfasst im ersten Schritt, welche Kund*innen an der Befragung teilnehmen. Diese Daten werden für einen Abgleich mit den von Vonovia für den Versand der Teilnahmeaufforderung an der Befragung genutzten Daten verwendet, so dass Vonovia gezielt eine Erinnerung zur Teilnahme an die Kund*innen versenden kann, die noch nicht an der Befragung teilgenommen haben. Im nächsten Schritt erfasst AktivBo die Antworten der Kund*innen zu den einzelnen Fragen zu einer internen Kennziffer, wertet sie aus und erstellt auf dieser Grundlage einen anonymen Report.
Eine Übermittlung Ihrer Daten in Drittländer oder an eine internationale Organisation erfolgt nicht. AktivBo setzt Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung bei der Erbringung von Leistungen ein, insbesondere für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen.
Rechtsgrundlage für den postalischen Versand der Kundenbefragung durch Vonovia ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auf dieser Rechtsgrundlage erfolgt auch die Übermittlung von Namen und Anschrift der für die Befragung ausgewählten Kund*innen an AktivBo. Rechtsgrundlage für die Übermittlung weiterer Daten zum Mietobjekt (Baujahr, letzte Modernisierung) sind ebenfalls die berechtigten Interessen von Vonovia. Die Datenverarbeitung durch AktivBo im Fall einer freiwilligen Teilnahme an der Befragung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit f) DSGVO. Diese Rechtsgrundlage gestattet auch die Rückmeldung an Vonovia, welche Kund*innen an der Befragung teilgenommen haben. So kann Vonovia den Versand einer Erinnerung an die Kund*innen veranlassen, die noch nicht teilgenommen haben. Eine Weitergabe konkreter Befragungsergebnisse erfolgt selbstverständlich nicht (Berechtigtes Interesse in allen Fällen: Messung der Kundenzufriedenheit; Erstellung anonymisierter Auswertung). Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer Daten zu widersprechen. Nutzen Sie hierfür die oben angeführten Kontaktdaten. Sofern Sie eine Einladung zur Teilnahme für eine Befragung per E-Mail erhalten, ist Ihre vorab erteilte Einwilligung die Rechtsgrundlage.

Wie funktioniert die Umfrage? Bin ich anonym? Wann werden Daten gelöscht?
AktivBo erhebt die Befragungsdaten eigenverantwortlich und trennt die personenbezogenen Daten (z.B. Ihren Namen) frühestmöglich von den Befragungsdaten. Für die weitere Auswertung werden nur die Befragungsdaten zusammen mit einer Kennziffer verwendet, nicht aber Ihr Name oder sonstige direkt beziehbare personenbezogenen Daten. Hundert Werktage nach Befragungsende werden alle im Rahmen der Befragung erhobenen personenbezogenen Daten gelöscht. Spätestens zu diesem Zeitpunkt werden alle Fragebögen vernichtet bzw. gelöscht.

Woher weiß Vonovia, dass es Verbesserungsbedarf in genau meiner Wohnanlage gibt?
AktivBo stellt Vonovia das Befragungsergebnis in anonymisierter Form zur Verfügung, sodass Einschätzungen einzelner Kund*innen nicht erkennbar sind. Die Befragungsergebnisse können Stadtteilen, einzelnen Wohnanlagen oder Gebäuden zugeordnet werden, nicht aber einzelnen Personen. Damit ergibt sich für Vonovia die Möglichkeit, zielgerichtete Maßnahmen einzuleiten, um den Bedürfnissen der Kund*innen (z.B. verbesserte Treppenhausreinigung oder Beleuchtung) nachzukommen. Für Gebäude, in denen weniger als fünf Kund*innen an der Befragung teilgenommen haben, wird kein Befragungsergebnis angezeigt (Anonymitätsfilter).

Wie funktioniert das Gewinnspiel?
Das Gewinnspiel wird von AktivBo in Form einer Verlosung durchgeführt. Teilnahmeberechtigt sind alle bei Vonovia wohnenden Mieter*innen, die den Fragebogen online ausfüllen und die Teilnahme am Gewinnspiel im Fragebogen mit „Ja“ bestätigt haben. Es entsteht keine Kostenpflicht durch die Teilnahme. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Teilnahmeschluss für das Gewinnspiel ist der letzte Tag des laufenden Quartals. Die Gewinner*innen werden von AktivBo ermittelt und schriftlich von Vonovia benachrichtigt. Für den Versand der Gewinne teilt AktivBo Vonovia ausschließlich den Namen und die Postanschrift der Gewinner*innen mit. Nach Weiterleitung der Gewinner*innen (ausschließlich Name und Postanschrift) an Vonovia werden die Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Weshalb wird meine E-Mail-Adresse/Telefonnummer abgefragt, obwohl die Umfrage anonym sein soll?
Vonovia führt derartige Zufriedenheitsbefragungen regelmäßig durch und möchte Sie künftig per E-Mail zur Teilnahme an der Befragung auffordern. Falls Sie auf dem Fragebogen eine E-Mail-Adresse angegeben und der Verwendung der E-Mail-Adresse für diesen Zweck zugestimmt haben, wird Vonovia Sie künftig per E-Mail bei weiteren Befragungen kontaktieren. Hierzu übermittelt AktivBo die Kontaktdaten zusammen mit dem Text der Einwilligung an Vonovia. Diese Daten werden von AktivBo unabhängig vom restlichen Fragebogen verarbeitet und von Vonovia für den genannten Zweck verwendet.

Allgemeine Angaben und Rechte der betroffenen Personen
Vonovia oder AktivBo nutzen keine Verfahren automatisierter Einzelfallentscheidungen. Sie haben - im Rahmen der bestehenden DSGVO - ein Recht:

  • Auf Auskunft über alle zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten;
  • Auf Berichtigung und Ergänzung Ihrer personenbezogenen Daten, sollten diese unrichtig oder unvollständig sein;
  • Auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern Vonovia/AktivBo nicht rechtlich zur weiteren Verarbeitung verpflichtet oder berechtigt ist;
  • Auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, soweit die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung oder des Profilings erfolgt;
  • Auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, wenn Sie der Auffassung sind, dass eine Datenverarbeitung unter Verstoß des geltenden Rechts erfolgt ist.
Erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Interessensabwägung, so können Sie der Verarbeitung unter Angabe von Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.
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